Aus den Ausschüssen Chatbot soll künftig als 24-Stunden-Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger dienen

hb

Bürgermeister Christian Seitz berichtete in der laufenden Ausschussrunde über den Stand der Digitalisierung bei der Gemeindeverwaltung Kriftel, laufende und geplante Projekte. Dazu gehören viele Dinge, die vor allem intern von Belang sind, wie

• eine neue Software zur Zeiterfassung und Zeitwirtschaft der Angestellten,
• eine spezielle Software für die Wohnungsverwaltung,
• ein neuer Beamer mit leistungsfähigem Display für Saal I,
• die Einrichtung des Zentralen Verkehrsinformationssystems für das Ordnungsamt,
• die digitale Verwaltung der Funkwasserzähler oder
• die Einführung der Software „Grundwassermanager“ mit Schnittstelle zum Labor sowie zum Gesundheitsamt, um Analyseergebnisse von Proben leichter zu übermitteln, Dokumentations- und Meldeprozesse zu vereinfachen sowie Förder- und Messmengen der einzelnen Brunnen übersichtlich im Blick zu haben.

Einige Neuerungen im IT-Bereich kommen unmittelbar den Bürgerinnen und Bürgern zugute: Dank einer neuen Raumbuchungssoftwarekann Bürgerinnen und Bürgern ein Online-Einblick in den Buchungsstatus der verschiedenen Liegenschaften der Gemeinde Kriftel ermöglicht werden. Eine neue schlüssellose Zutrittsmöglichkeit am Haupteingang zum Rat- und Bürgerhaus ermöglicht den Mitarbeitenden einen unkomplizierten Zugang ohne Schlüssel und für die Besucherinnen und Besuchern des Rathauses eine gezielte Zutrittssteuerung (nach Wochentagen und Uhrzeit). So können beispielsweise die Teilnehmenden an Sprachkursen, die regelmäßig an einem Vormittag in der Woche stattfinden, eine PIN erhalten, mit dessen Hilfe sie nur zu der eingetragenen Zeit ins Rathaus gelangen. Somit müssen die Eingangstüren nicht mehr ständig offenstehen, was der Sicherheit der Beschäftigten zugutekommt. Für bestimmte Raumbuchungen, zum Beispiel die der Fraktionen, muss so außerdem keine Hausmeisterbetreuung mehr bereitgestellt werden. Geplant ist, auch die Eingangstür zum Parkplatz hin sowie die Türen der Nebengebäude mit dem gleichen Zutrittssystem auszustatten.

Im Eingangsbereich des Bürgerservice wurde ein Fototerminal der Bundesdruckerei installiert, mit dessen Hilfe die Bürgerinnen und Bürger biometrische Fotos erstellen lassen können, die sie für ihre neuen Ausweise oder Pässe benötigen. Die Fotodaten werden an die Sachbearbeiterinnen des Bürgerservice weitergeleitet und stehen für den Antragsprozess zur Verfügung.

In der Gemeindebüchereikonnte die technische Infrastruktur deutlich modernisiert werden: Den Besucherinnen und Besuchern stehen nun drei vollwertige freie Arbeitsplätze mit OPAC-Funktion sowie zwei Gäste-Drucker zur Verfügung. Zusätzlich wurden neue mobile Endgeräte wie ein Notebook, ein interaktives Touch-Display sowie eBook-Reader eingeführt, die das digitale Medienangebot erweitern. Für eine stabile und sichere Internetversorgung wurde zudem ein eigenständiges WLAN mit eigenen Access Points aufgebaut, wodurch die Bücherei technisch zukunftsfähig aufgestellt ist.

Digitalisierungsprojekte 2026

Eine Reihe von Projekten sollen im kommenden Jahr umgesetzt werden: Dazu gehört die Anschaffung eines neuen WLAN-Netzes für die Schwarzbachhallen und das Parkbad. Das bisherige WLAN-Netz, das durch einen externen Betreiber zur Verfügung gestellt wird, ist äußerst störanfällig.

„Das Land Hessen ist dabei, ein einheitliches und nutzerfreundliches Verfahren zur digitalen Einreichung und Bearbeitung von Bauanträgen einzuführen. Hierdurch sollen Planungs- und Genehmigungsverfahren beschleunigt und Bauprozesse effizienter umgesetzt werden können. Es wird damit gerechnet, dass das neue Verfahren in 2026 auf alle hessischen Kreise und Kommunen ausgerollt wird“, informiert Bürgermeister Christian Seitz.

Vor fünf Jahren verständigten sich die Kommunen Eppstein, Liederbach und Kriftel im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit auf die Anschaffung einer Software, mit deren Hilfe sowohl elektronische Akten aufgebaut und verwaltet als auch digitale Prozesse abgebildet werden können. So können unter anderem Bürgeranträge besser bearbeitet werden. „Mittlerweile wurde eine Vielzahl von Workflows durch eigenes Personal erstellt, so dass die Verwaltung sehr flexibel und kostengünstig auf die sich ändernden Anforderungen reagieren kann. Die digitale Aktenführung ist jedoch verbesserungswürdig“, heißt es im Bericht weiter. Ein reines Dokumentenmanagement-System soll nun mit der Software verknüpft werden.

Noch besseren Service für die Bürgerinnen und Bürger soll die Einführung eines Chatbots und weiterer Module der Künstlichen Intelligenz (KI) bringen: „Im Hinblick auf den sich verschärfenden Fachkräftemangel und die knappen Kassen der öffentlichen Haushalte wird es immer wichtiger, neben der normalen Digitalisierung auch KI-Anwendungen einzusetzen, um Leistungen schneller und kostengünstiger anbieten zu können“, davon ist der Gemeindevorstand überzeugt. Ein Anwendungsbeispiel sei der Einsatz sogenannter Chatbots: Hierbei handelt es sich um KI-Sprachmodelle, die in der Lage sind, menschliche Sprache zu verstehen und auf der Basis einer großen Datenmenge zutreffende Antworten zu generieren. Chatbots können somit als 24-Stunden-Ansprechpartner für Bürgerinnen und Bürger dienen.

Auf der Grundlage der Homepage-Informationen sowie weiterer Datengrundlagen können so Anfragen schnell beantwortet werden. Die Antworten erfolgen auf Wunsch auch in sogenannter „Einfacher Sprache“ sowie mithilfe von Übersetzungsprogrammen in unzählige Fremdsprachen. Der Aufbau eines KI-Sprachmodells für die Gemeindeverwaltung Kriftel ist bereits in Planung und soll sobald wie möglich umgesetzt werden. Weitere Nutzungsmöglichkeiten von KI-Anwendungen sollen geprüft werden.