„Auch im Jahr 2024 wurden die vielfältigen digitalen Projekte weitergeführt. Den Bürgerinnen und Bürgern konnten neue Online-Antragsmöglichkeiten zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig verfügt die Verwaltung über moderne digitale Abläufe, um zeitsparend und bürgerfreundlich agieren zu können. Ziel ist es, diese ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern“, heißt es im Bericht über die Digitalisierung der Verwaltung, die Bürgermeister Christian Seitz den Mitgliedern der Ausschüsse jetzt in der laufenden Sitzungsrunde vorlegte. Im Einzelnen werden im Bericht folgende Punkte aufgeführt:
Weiterentwicklung des E-Payments
Zahlreiche Leistungen, die die Bürgerinnen und Bürger als Online-Service in Anspruch nehmen sollen, sind kostenpflichtig. Durch die Integration von E-Payment-Lösungen in den digitalen Workflow und die Anbindung an das Finanzverfahren entsteht ein durchgängiger Prozess, mit dessen Hilfe der Zahlvorgang erleichtert und der Buchungsvorgang in der Verwaltung vereinfacht werden kann. Mit der Einführung des Fachverfahrens epay21 der ekom21 konnten Fortschritte in der Integration von digitalen Bezahlverfahren erzielt werden. Aktuell nutzt das Ordnungsamt epay21 erfolgreich für Ordnungswidrigkeitsfälle (Blitzerdaten) sowie für Prozesse im Bürgerservice, die mit dem Fachverfahren für das Einwohnerwesen verknüpft sind (Beantragen einer Meldebescheinigung, An- und Abmeldung einer Nebenwohnung). 2025 ist geplant, die ePayment-Möglichkeiten zu erweitern.
Neues Finanzprogramm
Durch die Einbindung des neuen eines neuen Finanzprogramms kann die Finanzverwaltung die einzelnen Aufgabenbereiche der Kommune zu einem durchgängigen
Prozess zusammenführen und Doppelerfassungen vermeiden.
E-Postbox
Mithilfe einer E-Postbox kann der verwaltungsinterne Briefversand delegiert werden: Briefe sowie Einschreiben können mit einem Mausklick elektronisch versandt werden.
Die Dokumente werden dabei an Druckzentren übermittelt, die den Ausdruck, das Kuvertieren, Frankieren und Übermitteln an die Post übernehmen. Dieser Postservice wurde bereits erfolgreich im Gewerbeamt sowie bei Gewobau-Abrechnungen eingesetzt und soll im Jahr 2025 auf weitere Bereiche der Verwaltung ausgeweitet werden.
Online-Antragsmöglichkeiten
In den letzten Jahren konnten viele Antragsbereiche bereits digital über die Webseite bereitgestellt werden. An diesem Projekt wird kontinuierlich weitergearbeitet. 56 Online-Antragsverfahren konnten auf diese Weise bereits bereitgestellt werden, womit Kriftel zu den führenden Kommunen in der Umsetzung zählen dürfte. Neu sind die Antragsverfahren für die Meldebescheinigung, mit deren Hilfe die im Melderegister gespeicherten Daten gegenüber dritten Personen nachgewiesen werden können, die Wohnungsgeberbescheinigung und die Wohnsitzanmeldung (bundesweiter Anschluss).
Veranstaltungsmanagement
Möchten Privatpersonen oder Vereine eine Veranstaltung in Kriftel durchführen, so können sie dies nun digital beantragen. Die Fragen leiten die Antragstellenden durch den Prozess hindurch, so dass die Verwaltung alle Daten hat, die benötigt werden, um die Veranstaltung entsprechend genehmigen und unterstützend begleiten zu können. Zudem werden im Rahmen des Workflows sämtliche Fachbereiche darüber informiert, wann und wo die Veranstaltung geplant ist, so dass sie die jeweilige Dienstleistung erbringen können.
Neue Software für die Raumbuchung
Im letzten Jahr war ein Raumbuchungsprogramm ausgesucht worden, mit dessen Hilfe es den Bürgerinnen und Bürgern aber auch Parteien und Fraktionen ermöglichst wird, online einen Einblick in den Buchungsstatus der verschiedenen Liegenschaften zu erhalten und eine Raumreservierung zu beantragen. Die Software wird derzeit mit Daten gepflegt und soll im Laufe des Jahres zur Verfügung gestellt werden.
Verbesserter Service
Gerade im Bürgerservice, der ersten Anlaufstelle der Bürgerinnen und Bürger, werden bereits viele Onlineangebote gemacht. Im Jahr 2025 wird es eine Verbesserung des Servicegedankens geben: Da die im Bürgerservice eingesetzte Software mittlerweile die Möglichkeit bietet, die Mail-Adressen der Bürgerinnen und Bürger zu erfassen, können diese künftig per Mail darüber informiert werden, wann ihre Ausweise und Pässe ablaufen.
Voraussetzung ist natürlich, dass die Antragsteller der Speicherung ihrer Mail-Adresse zustimmen.
Fototerminal vor dem Bürgeramt
Gemäß dem Gesetz zur Stärkung der Sicherheit im Pass-, Ausweis- und ausländerrechtlichen Dokumentenwesen vom 3. Dezember 2020 dürfen ab dem 1. Mai 2025 ausschließlich digitale Lichtbilder für die Beantragung hoheitlicher Dokumente genutzt werden. Die Lichtbilder können dem Gesetz nach entweder in der Behörde oder beim Fotografen erstellt werden. Im Eingangsbereich des Rat- und Bürgerhauses soll deshalb ein Fototerminal installiert werden, mit dessen Hilfe die Bürgerinnen und Bürger, die einen neuen Ausweis oder Pass benötigen, die dafür benötigten biometrischen Fotos erstellen lassen können. Die Daten werden automatisch an die Sachbearbeiter/innen des Bürgerservice übermittelt und stehen bei der Beantragung der Ausweisdokumente zur Verfügung.
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